Ser efectivo requiere tiempo, dedicación, una programación adecuada y disciplina. Integrar estos aspectos de manera periódica (días, semanas, meses) ayudará a consolidar herramientas para la priorización de actividades.
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Uno de los principales inconvenientes entre los empleados y los jefes es el tiempo de ejecución y entrega de un proyecto. Si el trabajo a realizar implica entregas parciales, y a su vez el empleado debe responder por otras actividades, se debe programar y priorizar la agenda para cumplir con todos los objetivos propuestos.
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Dwight D. Eisenhower fue el 34° presidente de los Estados Unidos, comandante militar en la segunda guerra mundial y un maestro en la gestión del tiempo. Eisenhower predicaba constantemente la necesidad de dedicar el tiempo y la atención a las actividades en función de la importancia y la urgencia. A su vez, mencionaba que el intento de concentrarse en dos situaciones al tiempo generaba un comportamiento reactivo, de ansiedad y estrés, por lo que recomendaba dedicarse prioritariamente a los asuntos importantes, poniendo toda la atención en ellos, con un pensamiento orientado desde la estrategia y el largo plazo.
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Establecer el orden, ordenar el tiempo y concentrarse exclusivamente en una tarea permite incrementar la productividad personal y profesional de una persona. Según Eisenhower, la efectividad supone poner lo importante por encima de lo urgente.
I. Importantes y Urgentes: tratar de resolver ambos frentes trae como resultado momentos de crisis para la realización de tareas. Quienes dedican la mayor parte de su tiempo en este cuadrante son aquellos que dejan sus tareas para la fecha límite. II. Importantes no urgentes: comúnmente, se suelen evitar las tareas de este cuadrante, ya que las tareas no son urgentes. Sin embargo, aquí está la clave para ejecutar con efectividad y ser productivos, ya que se obtiene el tiempo para planear, organizar y capacitarse.III. No importantes si urgentes: las personas de este cuadrante suelen invertir su tiempo de manera inconsciente. En esta categoría entran aquellas tareas que son prioridades para los demás, pero no para el trabajo personal, en gran parte de los casos.IV. No importantes y no urgentes: corresponden a actividades que pueden eliminarse sin afectar a las demás, no son efectivas o simplemente consumen tiempo innecesario.
Esta matriz es una herramienta para identificar las características de las tareas y clasificar las prioridades, con el objetivo de ser más eficientes, lo que contribuye a mejorar en términos de calidad y tiempo de ejecución.
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