La gestión del tiempo en un entorno de ejecución y aprendizaje es un elemento esencial para la consecución de los objetivos propuestos dentro del mundo laboral. Establecer prioridades, y definir correctamente qué tareas requieren una presencia física y cuáles no, es clave para una buena gestión del tiempo. Delegar funciones genera eficiencia dentro de un equipo de trabajo, permitiendo culminar actividades con el mínimo de recursos en un tiempo óptimo, pero si no se aplica de manera adecuada también puede generar inconvenientes frente al control, ejecución y satisfacción.
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De hecho, delegar, labor que se encuentra principalmente en poder de los directivos, se basa en la correcta identificación del cómo y el cuándo asignar una tarea a otra persona para que la ejecute, de forma que puedan alcanzarse los objetivos propuestos a nivel de equipos y de empresa con mayor efectividad.
Gran cantidad de directivos empresariales reconocen que aprender a delegar labores es una tarea difícil, ya que, si bien implica ciertos beneficios, como extender responsabilidades y propiciar un manejo autónomo de los proyectos por parte de los empleados, en algunos momentos pueden presentarse situaciones negativas, entre ellas que los equipos piensen que solo pueden efectuar determinadas funciones, que el control se pueda perder, no dejar claros los objetivos de la tarea que se está entregando y que los empleados piensen que se está limitando en mayor medida su tiempo para los diferentes proyectos.
Por su parte, las personas que delegan funciones obtendrán a cambio una mayor disponibilidad en tiempo, lo que les permite enfocarse en otras tareas relevantes, incrementar la eficacia y reducir el nivel de estrés por la acumulación de trabajo. Además, este tipo de decisiones crean un ambiente laboral más sano entre directores y miembros de un mismo equipo.
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Para aquellos que realizan el trabajo, la delegación se transforma en motivación, pues el aumento de responsabilidades supone retos, adquisición de nuevos conocimientos, experiencia, un trabajo alineado con las expectativas de las organizaciones y un incremento en el nivel de confianza. En cuanto a la organización, mejora la comunicación y ayuda a que sus miembros se promocionen al interior de la compañía y comprendan los objetivos individuales y grupales.
Es frecuente, además, que la delegación de tareas sea efectiva en aquellas personas más capacitadas para realizar una labor en concreto. De esta forma, recibir nuevas responsabilidades puede ser el primer paso para la promoción a un nuevo cargo. Es necesario, por lo tanto, tener claridad sobre las características concretas del trabajo a realizar y el tiempo del que se dispone para su ejecución.
Entre tanto, el resultado es otro de los elementos claves al momento de designar una tarea. Por esta razón, es necesario confirmar cuál es el resultado esperado para evitar errores y malentendidos. Así mismo, informar cuáles son los límites de autoridad, con el fin de asegurar que se cumplen las normas internas de la organización.
Por último, toda delegación que busque generar mayor productividad incluye una fecha límite de entrega. Esto ayuda a realizar un seguimiento constante de los resultados y a determinar la idoneidad de las personas a las que se les designan nuevas responsabilidades para llevarlas a cabo.
