Para analizar el concepto y funcionamiento de las cuentas de orden fiscal, se hace necesario antes entender la diferencia entre la contabilidad financiera y el derecho tributario. La contabilidad financiera es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad, así como ciertos acontecimientos económicos que le afecten, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios internos y externos. El derecho tributario tiene por objeto el estudio de las obligaciones tributarias, aquellas que nacen, de la ley dictada por el Estado en ejercicio del poder de imposición.
Foto: www.sxc.hu (Autor: Darren Kidd)
Tratándose del reconocimiento y revelación de hechos económicos, los principios de contabilidad priman y deben aplicarse por encima de cualquier otra norma. Sin embargo, deben revelarse discrepancias entre unas y otras. Cuando normas distintas e incompatibles con los principios de contabilidad exijan el registro contable de ciertos hechos, estos se harán en cuentas de orden fiscales o de control, según corresponda.
Según el Plan Único de Cuentas expedido mediante el Decreto 2650 de 1993 se define las cuentas de orden como aquellas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos, o también compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto pueden llegar a afectar la estructura financiera del ente económico.
El registro de las cuentas de orden debe observar las siguientes normas:
Se deben registrar como cuentas de orden por derechos contingentes los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.
Se deben registrar bajo cuentas de orden por responsabilidades contingentes los compromisos o contratos que se relacionen con posibles obligaciones.
Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir el registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con las normas técnicas pertinentes exigen la creación de provisiones.
Finalmente según el Decreto 2649 de 1993, las cuentas de orden se clasifican en:
Contingentes. Reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la compañía.
Fiduciarias. Reflejan los activos, pasivos, patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de normas legales o de un contrato, se encuentren bajo la administración de la empresa.
Control. Son utilizadas por la entidad para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de este. A su vez, se usan para ejercer control interno.
Fiscales. Reflejan las diferencias de valores existentes entre las cifras incluidas en los Estados Financieros y las utilizadas para elaborar las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.
