Para no encontrarse en una situación en la que el evento corra peligro por falta de fondos, es importante saber dónde se gasta el dinero y qué egresos se pueden evitar sin perder calidad.
En primer lugar, conviene comprender los costos que inevitablemente surgen a la hora de organizar eventos:
- Alquiler del local.
- Soporte técnico: equipos de sonido, iluminación, escenografía y proyección.
- Catering: proporcionar a los participantes alimentos y bebidas.
- Decoraciones y diseño: desde combinar la temática hasta crear un ambiente en el evento.
- Seguridad: seguridad en obra, garantizando el acceso a atención médica cuando sea necesario, seguridad contra incendios y seguridad eléctrica.
- Publicidad y marketing: atraer al público objetivo e informar a los participantes.
- Personal: retribución de organizadores, personal de servicio y técnico.
- Varios: transporte, servicios postales, obsequios para los participantes y otros gastos inesperados.
Ciertos aspectos del evento son críticos para su éxito y no pueden excluirse del presupuesto:
1. Soporte técnico: la calidad del sonido y la imagen incide en la percepción del evento.
2. Seguridad: Brinde a los participantes una sensación de seguridad durante todo el evento.
Eliminar algunos costos es posible sin comprometer la calidad del evento:
- Usar invitaciones digitales en lugar de papel.
- Reducción de materiales impresos gracias a aplicaciones móviles para eventos: numerosas aplicaciones para eventos permiten a los asistentes obtener toda la información que necesitan, como el programa, el cronograma, mapas y más, sin tener que imprimir folletos o programas del evento.
- Optimización del menú de catering, teniendo en cuenta las necesidades y preferencias del público: analizar las necesidades y preferencias de la audiencia le permite crear un menú que se ajuste a una variedad de restricciones dietéticas, preferencias nutricionales y presupuestos de eventos.
Para reducir los costos de un evento sin privarlo de calidad y atractivo, es necesario utilizar un enfoque creativo y conocer algunos tips:
- Encontrar socios y patrocinadores: Colaborar con marcas y empresas puede cubrir algunos costos o intercambiar servicios.
- Reserva anticipada: reservar el lugar y el equipo con varios meses de antelación suele ser más barato.
- Voluntarios: contratar voluntarios para ayudar en un evento reduce los costos de personal.
Recurrir a un profesional: ¿inversión o ahorro?
A primera vista puede parecer que los servicios de un organizador de eventos profesional suponen un gasto extra. Sin embargo, es una inversión que puede suponer importantes ahorros gracias a:
- Experiencia en la selección de proveedores y servicios óptimos.
- Oportunidades de negociar descuentos y condiciones especiales.
- Confianza en que evitando gastos y tareas imprevistas se resolverán de forma profesional y rápida.
Los profesionales de eventos (https://services.indrive.com.co/) son especialmente valiosos cuando se trata de grandes eventos con un gran número de participantes o grandes riesgos comerciales y de reputación. No sólo ahorran recursos, sino que también los aumentan, haciendo de cada evento un proyecto de inversión exitoso.
