En un mundo tan globalizado como el actual, agilizar los procesos y documentación debe ser una cuestión prioritaria para empresas que buscan actuar con eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo.
En este contexto, la firma digital certificada se posiciona como una solución clave. Al hablar de ella nos referimos a la firma que genera un certificado digital emitido por una Entidad de Certificación Digital acreditada por ONAC y que sella documentos. Este mecanismo técnico, según su tipología, permite a empresas o ciudadanos firmar documentos electrónicos con plena validez legal en Colombia. Otra de sus particularidades es que, al estar emitido por una Entidad de Certificación Digital acreditada por ONAC, se garantiza que el proceso cumple con estándares internacionales de autenticación, integridad y no repudio.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que la validez jurídica de una firma digital está totalmente vinculada al hecho de realizar buenas prácticas del certificado digital. Por ello, para realizar procesos de manera segura es importante comprender qué implica la ONAC y cuál es su alcance.
¿Qué es la acreditación ONAC y por qué es importante?
El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) es una corporación de carácter privado, naturaleza mixta y sin ánimo de lucro. Su objeto principal es proveer los servicios de acreditación a los organismos de evaluación de la conformidad, para acreditar su competencia, ejercer como autoridad de monitoreo en buenas prácticas de laboratorio de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE).
En la sociedad su papel es clave, ya que es la entidad responsable de acreditar la competencia de los organismos que evalúan la conformidad de productos, procesos, servicios y personas, asegurando que cumplen con los estándares internacionales de calidad y seguridad.
Marco legal de ONAC
ONAC pertenece al Subsistema Nacional de la Calidad (SICAL), que se constituye y organiza bajo el Código Civil colombiano, las normas sobre ciencia y tecnología del Decreto Ley 393 de 1991 o las normas que lo modifiquen, sustituyan o complementen, y el artículo 96 de la Ley 489 de 1998. Pero la naturaleza jurídica de ONAC no se limita al territorio nacional. Aunque presta un servicio público, opera bajo derecho privado y se rige, además, por estándares internacionales, principalmente la norma ISO/IEC 17011.
Niveles de certificación
Al hablar de ‘niveles de certificación’ de ONAC, nos referimos a los esquemas de acreditación disponibles. No se trata de jerarquías internas, sino de tipos de competencias que ONAC evalúa y acredita según la actividad o rol que ejerza cada organismo, conforme a normas internacionales de evaluación.
En términos generales, ONAC ofrece acreditación para campos como:
- Laboratorios de ensayo y calibración
- Certificación de productos y sistemas de gestión
- Organismos de inspección
- Y, de forma muy relevante para este caso, Entidades de Certificación Digital.
En el ámbito de la firma digital, para que una empresa opere como Entidad de Certificación Digital (ECD) en Colombia, debe estar acreditada por ONAC. Para ello debe cumplir con los criterios específicos indicados en el documento CEA-3.0-07 (Antes CEA-4.1-10) V2. Dicho documento establece criterios clave como que “La revisión de la solicitud debe asegurar la identificación inequívoca de la identidad del suscriptor (persona natural o jurídica)” (Numeral 10.11.2, ítem a).
Pasos para obtener tu Certificado de Persona Jurídica (Sello Cualificado) con Viafirma
Desde marzo de 2025, Viafirma es una Entidad de Certificación Digital acreditada por ONAC, reforzando así su posición como empresa referente en identificación digital en el país mediante la adquisición de la norma CEA-3.0-07 V-02. Con ello, la empresa está facultada para emitir certificados digitales de personas jurídicas, es decir, destinados a empresas, así como ofrecer servicios de estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de mensajes de datos.
Documentos necesarios
Para obtener tu Certificado Digital de Persona Jurídica únicamente necesitas dos documentos:
- Tú cédula como Representante Legal de la empresa, que se requerirá para la validación de identidad
- El Certificado de Existencia y Representación Legal de tu empresa, con vigencia no mayor a 60 días
Procedimiento de solicitud
Los pasos para conseguir tu Certificado de Persona Jurídica con Viafirma son los siguientes:
- Paso 1: Abre una cuenta en su herramienta de gestión de certificados
- Paso 2: Completa un formulario de solicitud de certificado con los datos de tu empresa y añade documentos oficiales de la empresa
- Paso 3: El operador de registro de Viafirma comprobará todos los datos
- Paso 4: Valida tu identidad como Representante Legal de la empresa
- Paso 5: Una vez validados todos los datos, el Operador de Decisión de Viafirma aprobará la emisión del certificado y se te hará entrega del contrato de emisión de certificado que te llegará al correo y deberás firmar. Ahora, podrás usar tu certificado digital.
Costos
El costo del Certificado Digital de Persona Jurídica puede variar según la vigencia del certificado digital solicitado. Viafirma ofrece tarifas competitivas y adaptadas a cada necesidad corporativa. Puedes consultar los planes, precios y vigencias de los certificados en su sección de costos.
Recursos adicionales
Para profundizar en la normativa aplicable en firma digital, los procesos acreditación y los requisitos oficiales que regulan la certificación digital en Colombia, te recomendamos visitar las siguientes fuentes oficiales:
