‘En simple’ es la sección que todos los jueves pretende explicar temas financieros, económicos y empresariales de forma sencilla, a través de casos de la vida cotidiana. Esta semana: La Contabilidad.
La contabilidad es un sistema de información económica y social de un ente económico. Este sistema cumple tres funciones básicas: medir hechos ocurridos (transacciones financieras), controlar los recursos y comunicar información a diferentes usuarios. La información contable se construye en 3 pasos:
- Registro sistemático y cronológico de todos los hechos económicos ciertos que afectan el funcionamiento de la organización.
- Clasificación de los hechos económicos en categorías o grupos (ventas, costos, gastos, disponible, cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, pasivo financiero, proveedores, impuestos por pagar, obligaciones laborales, entre otros).
- Presentación de informes a usuarios en formatos predeterminados (Estados Financieros).
La contabilidad se comunica a través de los informes contables, entre los que se encuentran los Estados Financieros, Declaraciones de Impuestos, Informes Administrativos e Informes Especiales. Los más relevantes son los Estados Financieros, estos son un resumen organizado de todas las operaciones que llevo a cabo el ente económico en un periodo de tiempo. Estos informes muestran la situación financiera de la empresa.
Los Estados Financieros básicos son:
1. Balance General: Refleja la situación financiera de la compañía a una fecha de corte determinada. Se relacionan los activos, recursos que son propiedad del ente con los que se espera tener beneficios futuros; pasivos, todas las obligaciones con terceros; y patrimonio, que son los recursos invertidos por los propietarios.
2. Estado de Resultados: Presenta el grado de eficiencia o ineficiencia con los que han sido manejados los recursos de la empresa durante un tiempo determinado. Relaciona los ingresos, costos y gastos, y si sus resultados fueron favorables (utilidades) o desfavorables (perdidas).
3. Estado de Cambios en la Situación Financiera: Presenta el movimiento financiero de la empresa de un periodo a otro. De donde provinieron los recursos y en que fueron invertidos.
4. Estado de Flujos de Efectivo: Es el estado financiero que muestra la liquidez de la compañía al reflejar los recursos de caja disponibles y en que fueron utilizados.
5. Estado de Cambios en el Patrimonio: Refleja en mayor detalle la sección de Balance General llamada patrimonio, en donde se presentan sus cambios.
En Simple
En la cuadra de la Calle 9 del barrio Azul de cierto pueblo residía un hombre, quien desde el balcón de su casa veía como su cuadra tenía un alto tránsito de personas, donde la mayor parte caminaba siempre con un cigarrillo en sus bocas, sin embargo en la zona no existía ninguna cigarrería cercana. Allí surgió una idea de negocio.
Sin dudarlo, el hombre se fue a la fábrica de cigarrillos principal de la ciudad, allí se reunió con el jefe de ventas y acordaron el suministro de cigarrillos, donde cada cajetilla tendría un valor de $2.000 y el primer día de cada semana se despacharían 300 cajetillas, cobrándole a su vez un transporte de $50.000. Cada cajetilla se vendería a $2.500.
Posteriormente se negoció el arriendo de un pequeño local ubicado al frente de su casa, el cual se debía pagar semanalmente a $60.000. Finalmente se generó una dotación para el local de estanterías, sistemas de seguridad y un mostrador, lo cual valió $500.000
La cigarrería empezó sus operaciones, muy temprano todas las mañanas del primer día de la semana el camión de la fabrica suministraba los cigarrillos, posteriormente llegaban clientes y se generaban ventas, en el transcurso de las semanas se contrato una campaña publicitaria que informara la apertura de la cigarrería y adicionalmente el hombre sacaba un dinero para su sostenimiento personal. Aparentemente todo marchaba de manera adecuada.
A los dos meses, el primer día de la semana llegó el camión con los cigarrillos para abastecer el local, el hombre fue a revisar el cajón donde guardaba el dinero de su negocio y su inventario de cigarrillos, y encontró este sitio lleno de cajetillas pero no contaba con dinero para pagarle a su proveedor. El hombre previendo que no le fueran a cortar el suministro de su inventario, fue donde un vecino y le pidió prestados $600.000, con lo cual pudo pagar a su proveedor.
El hombre estaba muy preocupado, pues pensaba que su negocio estaba dando buenos resultados, teniendo en cuenta que las personas estaban comprando su producto, pero cual era la razón de tener una gran cantidad de cajetillas sin vender en su cajón? a qué se debía que se hubiera quedado sin dinero para pagarle a su proveedor? y por qué le toco prestar dinero?.
El gran problema radicaba en que el hombre no llevaba control sobre las transacciones que tenía su negocio. De esta manera tomó 2 hojas del cartón donde venían sus cigarrillos y empezó a llevar las cuentas de su negocio. En una hoja calculó los ingresos y gastos, encontró que semanalmente vendía 280 cajetillas a $2.500 lo que generaba ingresos por $700.000, pero se compraban 300 cajetillas a $2.000 lo cual producía un gasto de 600.000, con esto se tenían ganancias de $100.000, pero ya se encontraba la razón del por qué su cajón estaba lleno de cajetillas. Siguiendo con sus cuentas se encontraba que semanalmente pagaba $50.000 de transporte, quedándole de ganancias otros $50.000, pero pagaba el arriendo semanal de $60.000, ahora le estaban faltando $10.000, lo cual sumado a los $30.000 que sacaba como salario para sus gastos personales, se acumulaban unos faltantes semanales de $40.000. Aquí se encontraban las razones del por qué se quedó sin dinero para pagarle a su proveedor y por qué tuvo que pedir dinero prestado.
Con la segunda hoja, el hombre se dio cuenta de por qué teniendo esos faltantes semanales, duró dos meses su negocio funcionando sin ningún percance. En esta hoja el hombre relaciono el dinero con el cual arrancó su negocio que fueron $1.000.000 (patrimonio), con estos adquirió la dotación para su local por $500.000 (activo) e invirtió en la publicidad $200.000, de esta manera le quedaron $300.000, los cuales sostuvieron las perdidas semanales de $40.000 por 8 semanas.
Con esta información el hombre tomo la decisión de disminuir el volumen de cigarrillos comprados a la semana a 280 cajetillas, lo cual le genero un gasto de $560.000 en vez de $600.000 y con el volumen de ventas que su negocio generaba pudo cancelar sus demás gastos, incluido su salario, con lo cual pudo seguir adelante con su empresa de comercio de cigarrillos.
Con este ejemplo sencillo se puede evidenciar el funcionamiento y papel que juega la contabilidad. En éste hay un registro y clasificación de los hechos económicos plasmados en los cartones de cigarrillo, estos a su vez cumplieron la función de informes contables, siendo la hoja 1 un Estado de Resultados y la hoja 2 un Balance General, a través de los cuales se pudieron tomar decisiones acertadas para el negocio.
